feelsogood

기록은 삶에서 매우 중요한 역할을 한다. 업무에 대한 기록도 마찬가지다. 지금 당장 해야 할 가장 우선순위의 업무가 무엇인지 다이어리에서 찾을 수 있다면 업무를 한층 수월하게 진행할 수 있을 것이다. 능력 있는 비즈니스맨, 커리어우먼을 위한 다이어리 작성법을 한국리더십센터 김진영 주임의 도움을 받아 정리했다.


한정된 시간 안에 많은 일을 해야 한다면 가장 먼저 기준을 세우는 것이 중요하다. 마감 시간이 정해진 일은 명확한 계획을 세울 수 있겠지만 업무를 포함한 개인적인 스케줄은 순차적으로 이루어지지 않으므로 나름 기준을 세워 순서를 매기는 것이 좋다. 예를 들어 ‘소중한 것을 먼저 하겠다’는 마음가짐 같은 것. 소중히 여기는 것에 따라 우선순위를 정하면 훨씬 효과적으로 시간 관리를 할 수 있고 다이어리 정리도 편하다.


해야 하는 많은 일 중에서 비즈니스 다이어리의 핵심은 체계적인 업무를 위한 정리. 하지만 놓치지 말아야 할 점은 긴급한 일이 곧 소중한 일은 아니라는 것이다. 다이어리를 사용하는 이유가 단순히 일정 기록에 그치는 것이 아니라 일과 삶 사이에서 균형을 유지하기 위함이기 때문이다. 무조건 회사 일에만 치중해 다이어리를 쓰고 업무에 관한 것만 기록하는 용도로 사용할 것이 아니라 내 인생의 목표에 맞게 적절하게 역할을 분배해 사용한다. 아래의 예와 함께 보다 구체적으로 알아보자.

1) 중요성에 따라 우선순위 정하기
오늘 일을 중요성에 따라 A, B, C로 나누고 그 각각에 대해 1, 2, 3으로 우선순위를 정한다.
예) A1, A2, A3…필수적 : 오늘 반드시 해야 할 중요한 일
B1, B2, B3…중요함 : 꼭 오늘이 아니더라도 빠른 시일 안에 해야 할 일
C1, C2, C3…선택적 : 가능하면 할 일

2) 진행 상황을 기호로 표시
일의 진행 상황을 기호로 표시해둠으로써 하루하루 일의 진척 상황을 한눈에 파악할 수 있고 다음에 해야 할 일을 체계적으로 관리할 수 있다.
예) 완료(Completed)는 ∨, 연기(Forward)는 →, 취소(Deleted)는 ×, 위임(Delegated)은 , 진행 중(In Process)은 ●로 표시할 수 있다.

3) 예정 일정
하루 일정을 시간대별로 기록해두면 약속시간이나 해당 시간에 꼭 해야 할 일들을 효율적으로 관리할 수 있다. 시간대별로 메모 공간이 할애된 다이어리 속지를 사용하면 편리하다.

4) 주간 계획 세우기
일간 계획보다 중요한 것이 주간 계획. 나아가 월간, 연간 계획을 해두면 장기적인 인생 설계에 도움이 된다. 다이어리의 주간 계획표에 한 주간 꼭 해야 할 일과 목표를 모두 적어둔다. 매일 한 번씩 보면서 그 주에 해야 할 중요한 것들을 빠뜨리지 않게 한다. 예와 같이 직장 업무뿐 아니라 가정, 그리고 내가 속한 모든 환경에서 내게 주어진 역할들을 고려해 목표를 적어둔다.
예) 역할 : 가정적인 아빠 / 목표 : 휴가 장소 물색, 준영이 발표회 참석
역할 : 건강한 나 / 매일 헬스 운동 1시간


여기저기 널려 있는 메모는 업무의 집중도를 떨어뜨린다. 또 메모해놓은 것을 찾느라 시간을 허비하기 쉽다. 캘린더, 포스트잇, 각종 메모지에 산발적으로 기록하기보다는 다이어리 하나에 모든 메모를 집중해 적자. 그 어떤 일도 빠뜨릴 염려가 없고 관리하기도 훨씬 수월하다.